Գործնական նամակագրության հետ ծանոթանալիս կարող է տպավորություն ունենալ, որ սա շատ բարդ համակարգ է: Փաստորեն, գործարար նամակների տարբեր տեսակները օրգանական կերպով համապատասխանում են փոխազդեցության մեջ անհատի կարիքներին:
Բիզնես նամակ համագործակցության մասին
Հնարավոր գործընկերների միջեւ առաջին կամուրջը, որպես կանոն, համագործակցության նամակ է: Երկու ընկերությունների ներկայացուցիչները արդեն կարող են ծանոթանալ եւ նախնական բանակցություններ վարել, սակայն պաշտոնական կապը կլինի համագործակցության մասին նամակ:
Այս փաստաթղթի համար կարեւոր կետեր.
- դիմում կոնկրետ անձին.
- հղում այս ընկերության վերաբերյալ հանդիպման կամ տեղեկատվության աղբյուրի վրա,
- հարցի բովանդակության ամփոփագիր.
- սեղանները, գները եւ այլ լրացուցիչ տեղեկությունները ավելի լավ է ուղարկել դիմումին:
Հանդիպման գործարար նամակը
Եթե հաջողակ լինի, հաջորդ քայլը կլինի հանդիպման բիզնես գրությունը: Այս գործարար նամակների տեսակը կարող է նվազեցնել բանակցությունների միջանկյալ փուլերի քանակը եւ ազդել առաջիկա հանդիպման հաջողության վրա: Մասնակիցը պետք է մանրուքների մասին մտածի ամենափոքր մանրամասներին:
- կանոնակարգեր;
- օրակարգ;
- քննարկման համար արտահայտված հարցեր;
- ընդգծում է գործընթացում առաջացող երկրորդական հարցերի շարք,
- պատրաստել տեղեկատվական ծրագրեր, որոնք այլ կողմի համար խորհուրդ են տրվում ընթերցել նախքան հանդիպումը:
Նման խոհեմ գործարար նամակն օգնում է խուսափել թյուրըմբռնումներից, անհամապատասխանություններից, այլ տհաճ պահերից, որոնք կարող են ազդել բանակցությունների արդյունքների վրա: Բանակցությունների արդյունքների հիման վրա հանդիպման մասին գրվում է մեկ այլ գործարար նամակ, սակայն արդեն ձեռք բերված արդյունքների մասին զեկույցի ձեւով: Այն ծառայում է նույն նպատակին, համոզվելու համար, որ գործընկերները ճիշտ հասկանում են ձեռք բերված պայմանավորվածությունները: Երկրորդ կողմը հրավիրվում է հաստատել նիստի արձանագրությունը կամ փոփոխություններ կատարել, որպես կանոն, մեկ օրվա ընթացքում:
Գործարար գրագրության այլ տեսակներ
Արդեն հաստատված հարաբերություններով, առավել հաճախ, գործարար նամակների այս տեսակները, օրինակ `գործարար նամակ-պահանջը եւ, համապատասխանաբար, նամակ-պատասխան: Կատարումների ցանկացած փոփոխության կամ լրացուցիչ տեղեկատվության անհրաժեշտության դեպքում մեկ ընկերությունն ուղարկում է մեկ այլ նամակ:
Առկա բիզնես հարաբերությունները պահպանելու կամ նորերը ստեղծելու համար տրամադրվում են գործարար նամակագրության այնպիսի տեսակներ, ինչպիսիք են գործարար նամակ-հրավերը եւ բիզնես գովազդային նամակը: Կազմակերպությունը կարող է կազմակերպել կոնֆերանս, ցուցահանդես, սեմինար եւ այլն, եւ հրավիրել իրական եւ պոտենցիալ գործընկերների, կառավարման կամ ամբողջ թիմի վրա: Ավելի էժան է վաճառքի նամակ գրելը, սակայն դրանից վերադարձը շատ ավելի ցածր է:
Բիզնեսի էթիկան ներառում է երախտագիտության նամակ `ի պատասխան հակառակորդի խնդրանքի կատարման կամ այլ համագործակցության:
Գործարար գրագրության որոշ տեսակներ կարող են գրել ավելի դժվար: Սրանք են.
- հրաժարվելու գործարար նամակ;
- գործարար նամակ `ներողություն խնդրելով;
- գործարար նամակ-պահանջ;
- գործարար նամակ-հարցում:
Այս փաստաթղթերում հատկապես կարեւոր է պահպանել բարեգործական եւ հարգալից երանգ: Ինչ վերաբերում է հարցման նամին, ապա, ըստ գործարար էթիկայի կանոնների, աղմկահարույց ձեւակերպումն օգտագործվում է նույնիսկ այն դեպքերում, երբ կյանքում կլիներ պահանջարկ:
Ինչ որոնել բիզնես նամակագրության մեջ.
- ցանկացած գործարար նամակի համար կարեւոր պահ է կոնկրետ անձի դիմումը, լրիվ անվանումը, պաշտոնը, ընկերության անվանումը ճիշտ ուղղագրությունը.
- անկախ նրանից, թե արդյոք գրեք էլեկտրոնային բիզնես նամակ կամ թղթային որեւէ մեկը, այն պետք է լինի ընկերության բոլոր գրառումներով, բոլոր ռեկվիզիտներով:
- էթիկան, ճշգրտությունը եւ հարգանքը `գործարար նամակների միակ ընդունելի տոնը:
- նամակը պետք է ամրապնդվի չոր, գործնական ոճով, ավելի լավ է խուսափել սովորական խոսքից զգացական շրջադարձից:
Բիզնեսի նամակը, որը գրված է այս նրբերանգներով, ավելի լավ տպավորություն կստեղծի ձեր ուղարկողի համար: Իսկ գործարար աշխարհում, դա կօգնի բացել ճիշտ դռները: